Jak co roku, w grudniu ukazał się nowy Program Prac (Work Programme) Europejskiej Rady ds. Innowacji (EIC). W tym roku pojawiły się znaczące zmiany w zasadach aplikowania. Poniżej krótkie podsumowanie najistotniejszych zmian, które weszły w życie od 1 stycznia 2024 r.

• Lump sum

Ta zmiana dotyczy wszystkich konkursów w ramach EIC, oprócz Pathfinder Open. Tylko w tym instrumencie (do którego nabór zakończy się najwcześniej, bo już 7 marca 2024 r.) część finansowa wniosku powinna zostać przygotowana według dotychczasowych, powszechnie stosowanych zasad.

Pozostałe instrumenty (konkursy) w ramach EIC od tego roku oparte są o system ryczałtowy (lump sum), co w praktyce oznacza konieczność dokładnego oszacowania wszystkich przewidywanych w projekcie kosztów już na etapie konstruowania wniosku o dofinansowanie. Za to po jego zatwierdzeniu (pomyślnej ocenie wniosku) nie ma potrzeby gromadzenia dokumentów finansowych dla EISMEA, by móc rozliczyć projekt, takich jak np. sprawozdania z czasu pracy (time sheets), faktury, umowy z podwykonawcami lub dostawcami, dowody wypłat wynagrodzeń i inne dokumenty potwierdzające poniesione w toku realizacji projektu wydatki. Oczywiście nie oznacza to, że nie należy dokumentować samego przebiegu projektu, z tym, że wymagana w systemie lump sum dokumentacja dotyczyć ma wyłącznie merytorycznej strony realizacji projektu (np. dokumentacja techniczna, tzw. deliverables, publikacje itp.).

• Transition – tylko wariant Open

Do tej pory w każdym z trzech instrumentów EIC (Pathfinder, Transition, Accelerator) konkursy organizowane były dwutorowo – w wariancie Open (bez narzuconego obszaru merytorycznego) oraz w wariancie Challenge (czyli z odgórnie zdefiniowanym zakresem tematycznym, w który musi wpisywać się projekt). Od tego roku ten podział został zarzucony w konkursie Transition, w którym nie ma już wariantu Challenge, jest tylko wersja Open – czyli wnioski mogą być składane w dowolnym obszarze tematycznym spełniającym ogólne kryteria konkursów z obszaru EIC. Naturalnie nadal – jak w poprzednich latach – istnieją ograniczenia dotyczące dopuszczalności wniosków w tym konkursie (startować mogą wyłącznie wnioski bazujące na wynikach projektów ze ściśle określonej w Programie Prac listy konkursów).

• Nowy format wniosków w instrumencie EIC Accelerator

Miniony rok przyniósł dość gwałtowne turbulencje związane z systemem składania wniosków do Acceleratora. Ten rok ma przynieść finalne skorelowanie technicznej strony aplikowania z systemem znanym z reszty ścieżek konkursowych w Horyzoncie Europa.

Od 3 stycznia uruchomiono możliwość składania tzw. krótkich wniosków (Step 1) poprzez ogólnie znany portal Funding and Tenders. Pojawiły się na nim nowe formularze, a sam wniosek – wzorem innych konkursów – został podzielony na część administracyjną (tzw. part A) oraz część merytoryczną (part B), służącą opisowi samego projektu i przewidzianych w nim prac badawczych. Wprowadzono limit objętościowy wynoszący 12 stron A4, nie ma już znanych z poprzednich generatorów sekcji wniosków z określoną każdorazowo górną liczbą znaków. Nie zniknęły natomiast pytania doprecyzowujące, które mają ukierunkować wnioskodawcę odnośnie tego, co powinien zawrzeć we wniosku i jakie zagadnienia powinien w nim ująć.

Wcześniej wprowadzono już podobną zmianę dla tzw. długich (inaczej „pełnych”) wniosków – na Step 2. Pełne wnioski także są już składane w w/w portalu, przy czym tam limit wynosi 50 stron A4.

Nie zmienił się wymóg dołączenia do krótkiego wniosku 3-minutowego filmu video prezentującego zespół i jego motywację do realizacji przygotowywanego projektu, a także 10-slajdowej prezentacji (pitch deck). Nowością jest to, że obecnie do długiego wniosku składanego na step 2 należy oprócz finalnej wersji prezentacji dołączyć także 3-minutowe video (to samo lub uaktualnione).

• Wkład własny, warianty aplikowania

Nowość w EIC Accelerator to także formalna likwidacja dotychczas znanego wariantu zwanego „grant first”. Obecnie włączono go w najpopularniejszą ścieżkę – „blended finance”, która oznacza ubieganie się zarówno o część grantową (do 2,5 mln euro), jak i inwestycyjną (do 15 mln euro). Aplikujący może, lecz nie musi, już na etapie składania wniosku zadeklarować chęć skorzystania z komponentu inwestycyjnego; może też na razie aplikować wyłącznie o element grantowy (na działania do osiągniecia TRL 9 – jak to było dotychczas), a o potrzebie dofinansowania z EIC działań na TRL 9 (czyli o aplikowaniu o część inwestycyjną) może zdecydować później, np. w toku trwania projektu.

Drugi z wariantów, nazwany „grant only”, pozostał w swej istocie niezmieniony. Jak sama nazwa wskazuje, idąc tą ścieżką, wnioskodawca wyraża chęć otrzymania wyłącznie grantu, natomiast dalsze działania (na TRL 9) podejmuje się sfinansować z własnych środków. Oczywiście należy – jak do tej pory – pamiętać o wiarygodnym przedstawieniu możliwości samodzielnej (lub z innych źródeł niż EIC Fund) efektywnej komercjalizacji przygotowanej w ramach dofinansowanego projektu innowacji.

Nowością jest zasada, że obligatoryjnego 30% wkładu własnego nie można już finansować z komponentu inwestycyjnego; musi on zostać sfinansowany przez wnioskodawcę samodzielnie.

• Nowe zasady oceny projektów w EIC Accelerator

Niewątpliwie znaczącą zmianą dla startujących od początku, czyli rozpoczynających od Step 1, jest zaostrzenie zasad oceny konkursów. Od teraz co najmniej trzech (z łącznie czterech) ekspertów oceniających projekt musi dać ocenę pozytywną (tzw. „go”), by projekt został dopuszczony do drugiego etapu (dotychczas wystarczyła pozytywna ocena dwóch ekspertów).

Na etapie drugim (full application) zmiana dotyczy wprowadzenia zasady tzw. consensus meeting, czyli narady ekspertów oceniających projekt,  a jest ich – jak do tej pory – trzech, w sytuacji, kiedy nie wszyscy oceniający dali ocenę pozytywną, lecz jeden z ekspertów nie decyduje się na dopuszczenie projektu do kolejnego etapu (inaczej mówiąc: dwóch ekspertów dało ocenę „go”, a jeden „no go”). W takim wypadku finalna decyzja odnośnie dalszych losów projektu zapaść ma na drodze konsensusu – dyskusji pomiędzy oceniającymi.

• Seal of Excellence w EIC Accelerator

Wg nowych, uproszczonych zasad, certyfikat Seal of Excellence zostaje przyznany tym wnioskodawcom, którzy dotarli do trzeciego, ostatniego etapu aplikowania, czyli wzięli udział w tzw. panelu (jury panel), lecz nie otrzymali finalnie decyzji pozytywnej (nie udało im się otrzymać dofinansowania złożonego wniosku). W takiej sytuacji co do zasady przyznawany jest im Seal of Excellence, chyba że uczestniczący w panelu eksperci EIC sprzeciwią się takiej decyzji – na przykład ze względu na znaczące (a wcześniej nie wykryte przez ekspertów) braki lub słabości projektu – i zarekomendują nieprzyznawanie certyfikatu.

• Mniejsza liczba cut-off’ów i związane z nimi nowe zasady

Jak do tej pory, składanie pełnych aplikacji w EIC Accelerator uregulowane będzie tzw. datami odcięcia, czyli cut-offs. W tym roku zmniejszono ich liczbę do dwóch: 13 marca oraz 3 października.

Oznacza to – dla przypomnienia – że aplikacje na Step 2 złożone do 13 marca oceniane będą po tej dacie, natomiast aplikacje złożone po 13 marca, a przed 3 października oceniane będą po 3 października.

Istotną nowością jest zarzucenie znanego do tej pory 12-miesięcznego okresu na złożenie pełnej aplikacji po przejściu etapu 1. Jak głosi nowa zasada, aplikujący, którzy otrzymali zaproszenie do składania pełnych aplikacji w 2023 r., mogą ją złożyć w ramach któregokolwiek z dwóch cut-off’ów w bieżącym roku. Natomiast aplikujący, których krótkie wnioski  składane będą po 1 stycznia i otrzymają pozytywną ocenę, będą mogli złożyć pełne wnioski w którymkolwiek z tego – lub przyszłorocznych cut-off’ów (przy czym cut-off’y na rok 2025 będą znane w grudniu 2024 r.).

• Ile razy można składać wniosek w EIC Accelerator?

To chyba najbardziej sporny i dyskutowany element nowego Programu Prac. Decyzją EISMEA wszystkie odrzucone wcześniej (tj. przed 1 stycznia 2024 r.) wnioski, niezależnie od tego, na którym nastąpiło to etapie, otrzymują swoistą „abolicję”, czyli konta składających je wnioskodawców zostają „wyzerowane”. Tym samym nie ma już 12-miesięcznego, obowiązkowego do tej pory okresu zablokowania możliwości składania wniosku do Acceleratora po jego dwukrotnym odrzuceniu na danym etapie konkursu.

Wedle obowiązującej od teraz reguły każdy wnioskodawca ma prawo do trzech „podejść”, czyli może pozwolić sobie na dwukrotne niepomyślne złożenie wniosku na dowolnym etapie. Nie ma znaczenia, na którym etapie wniosek został odrzucony; liczy się łączna liczba odrzuceń (ocen „no go”). Dopiero po trzeciej nieudanej próbie złożenia wniosku aplikujący traci możliwość dalszego aplikowania do końca obowiązywania programu Horyzont Europa (czyli do końca 2027 r.). Zatem wg nowych zasad owo „karne” zawieszenie będzie obowiązywało np. w sytuacji, kiedy krótka aplikacja została raz odrzucona (przeszła do drugiego etapu dopiero przy kolejnej próbie), a następnie została dwukrotnie złożona i odrzucona na etapie drugim (full application). Łącznie będą to bowiem trzy nieudane „podejścia”.

Więcej informacji:

• https://www.kpk.gov.pl/horyzont-europa/innowacyjna-europa/eic konkursy EIC (PL)
• https://eic.ec.europa.eu/eic-funding-opportunities_en konkursy EIC (EN)
• https://www.kpk.gov.pl/horyzont-europa/innowacyjna-europa/eic/eic-accelerator EIC Accelerator  (EN)
• https://eic.ec.europa.eu/eic-funding-opportunities/eic-accelerator_en EIC Accelerator  (EN)