Zasady uczestnictwa i finansowania projektów w programie Horyzont Europa

Zasady programu Horyzont Europa są w dużym stopniu kontynuacją regulacji Horyzontu 2020. Istotna zmiana wystąpiła w przypadku kosztów personelu i wyliczania stawki do raportu finansowego. Zamiast stawki godzinowej beneficjenci posługują się stawką dzienną. Godzinowa rejestracja czasu pracy nie jest wymagana, została zastąpiona miesięczną deklaracją określającą liczbę dni przepracowanych na rzecz projektu. Należy jednak podkreślić, że instytucje, które prowadzą godzinową ewidencję czasu pracy, mogą tę praktykę kontynuować. W momencie składania raportu finansowego będą w takiej sytuacji przeliczać godziny na dni.

Od 1 maja 2024 r. wprowadzona została dodatkowa możliwość rozliczania wynagrodzeń z zastosowaniem kosztów jednostkowych. Stawka dzienna kalkulowana jest w tym systemie na podstawie całości kosztów osobowych ponoszonych w danej instytucji i stosowana w odniesieniu do wszystkich jej pracowników.

W programie Horyzont Europa większość projektów rozliczana jest na podstawie refundacji poniesionych kosztów. W coraz szerszym zakresie stosowane jest również finansowanie typu lump sum, w ramach którego rozliczenie odbywa się na bazie wykonania zaplanowanych zadań projektowych, a nie rozliczania kosztów.

Podstawowymi dokumentami, regulującymi kwestie zasad uczestnictwa w programie Horyzont Europa są:

• Annotated Model Grant Agreement – wzór umowy grantowej z komentarzem, który doprecyzowuje zasady kwalifikowania kosztów oraz innych obowiązków wynikających z umowy grantowej,

• Programme Guide – przewodnik po programie Horyzont Europa, wyjaśniający jego strukturę, budżet i priorytety polityczne. Zawiera również wskazówki dotyczące pisania wniosków.

Gdzie można znaleźć informacje o programie Horyzont Europa?

Funding & Tenders Portal to strona www prowadzona przez Komisję Europejską, na której na bieżąco zamieszczane są szczegółowe informacje dotyczące programu Horyzont Europa. Znajdą się tam dokumenty, ogłoszenia o konkursach, poszukiwaniu partnerów, informacje o sposobie przygotowania wniosku projektowego, procedurach związanych z ubieganiem się o finansowanie UE oraz narzędzia, które umożliwiają złożenie wniosku, podpisanie umowy, a następnie przygotowanie i złożenie raportów.

Jakiego typu podmioty mogą uczestniczyć w projektach?

W programie Horyzont Europa mogą uczestniczyć wszelkie podmioty, które mają osobowość prawną – instytucje naukowe, przedsiębiorstwa, różnego rodzaju fundacje i stowarzyszenia, administracja rządowa, samorządowa, organizacje międzynarodowe itp.

Podmioty z jakich krajów mogą brać udział w projektach?

Program Horyzont Europa jest „otwarty na świat”, co oznacza, że podmioty z całego świata mogą w nim uczestniczyć.

Jednak tylko niektóre z tych podmiotów mogą być finansowane z programu Horyzont Europa. Należą do nich:

• podmioty z państw członkowskich lub stowarzyszonych z programem HE;
• podmioty z państw o niskim lub średnim poziomie dochodu narodowego;
• w drodze wyjątku – podmioty z innych nie stowarzyszonych krajów trzecich, jeśli:

1. dany kraj trzeci został wymieniony w danym Programie Pracy oraz
2. Komisja Europejska uzna, że uczestnictwo danego podmiotu jest niezbędne do realizacji projektu.

Inne podmioty z nie stowarzyszonych krajów trzecich muszą we własnym zakresie pokryć koszty związane z uczestnictwem w projektach Horyzontu Europa.

Czy projekty muszą być realizowane w konsorcjach?

Większość projektów z programu Horyzont Europa jest realizowanych w konsorcjach międzynarodowych, które składają się z:

• co najmniej jednej jednostki z kraju członkowskiego oraz
• co najmniej 2 jednostek z kraju członkowskiego lub stowarzyszonego z Horyzontem Europa.

Jednostki muszą być od siebie niezależne.

Od tej generalnej zasady występują jednak odstępstwa.

Poniższe działania mogą być realizowane przez jeden lub kilka podmiotów, z których jeden musi mieć siedzibę w państwie członkowskim lub stowarzyszonym:

• granty Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERC);
• granty Europejskiej Rady ds. Innowacyjności (EIC);
• działania w zakresie mobilności naukowej i w wybranych partnerstwach.

Działania koordynacyjne i wspierające (projekty CSA) mogą być realizowane przez jeden lub kilka podmiotów, które mogą mieć siedzibę w państwie członkowskim, stowarzyszonym lub innym kraju trzecim.

Program Pracy w uzasadnionych przypadkach może wprowadzać dla konkretnych konkursów dodatkowe wymagania.

W jaki sposób wybierane są projekty do finansowania?

• projekty wybierane są w drodze konkursowej;
• jakość projektów oceniana jest przez niezależnych ekspertów;
• podstawowe kryteria oceny to doskonałość, oddziaływanie i implementacja (w przypadku grantów ERC – tylko doskonałość).

Jaka jest wysokość dofinansowania KE ?

Maksymalne poziomy dofinansowania dla poszczególnych typów działań podane są w General Annexes – G – Legal and financial set-up of the grant agreements.

Dla działań badawczo-innowacyjnych dofinansowanie wynosi do 100% kosztów kwalifikowalnych. W przypadku projektów innowacyjnych jest na poziomie do 70% kosztów kwalifikowalnych, z wyjątkiem instytucji o charakterze nie zarobkowym (non-profit), które przy realizacji projektów innowacyjnych finansowane są do 100%.

W niektórych partnerstwach stawka dofinansowania może być niższa: do 60%.

Jakiego typu koszty występują w projektach?

• Koszty bezpośrednie – są to koszty poniesione bezpośrednio w związku z realizacją projektu, np. wynagrodzenia personelu zatrudnionego do wykonania poszczególnych zadań, koszty podróży, materiałów, zakupu sprzętu itp.
• Koszty pośrednie – są to koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją danego projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków i aparatury, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, ubezpieczenia, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego itp.

Jaka jest wysokość kosztów pośrednich?

W odniesieniu do kosztów pośrednich w programie Horyzont Europa stosuje się stawkę ryczałtową w wysokości 25% od kosztów bezpośrednich.

Przy kalkulacji kosztów pośrednich nie są brane pod uwagę następujące koszty:

• podwykonawstwo;
• koszty zapewnienia wsparcia finansowego stronom trzecim;
• koszty jednostkowe lub ryczałty pokrywające koszty bezpośrednie i pośrednie.

W jaki sposób realizowane są płatności na rzecz konsorcjum?

Płatności na rzecz konsorcjum odbywają się za pośrednictwem koordynatora, który ma obowiązek dokonać dystrybucji otrzymanych środków do partnerów zgodnie z zapisami umowy grantowej oraz umowy konsorcjum.

 W trakcie realizacji projektu Komisja Europejska dokonuje następujących płatności:

• zaliczka (wstępna, dodatkowa);
• płatności okresowe, dla projektów z więcej niż jednym okresem sprawozdawczym;
• płatność końcowa.