Dobry projekt i silne konsorcjum nie gwarantują sukcesu w wyścigu po unijne finansowanie w programie Horyzont Europa. O końcowej ocenie często decydują szczegóły, których autorzy pracujący przez wiele tygodni nad wnioskiem mogą już nie dostrzegać. Dlaczego wartościowe projekty nie otrzymują finansowania? Odpowiedzi szukamy w rozmowie z dr Piotrem Ciochoniem, ekspertem Komisji Europejskiej (KE), zaangażowanym w realizację usługi pre-screeningu w ramach projektu NCP_WIDERA.NET.

– Z moich doświadczeń wynika, że wiele wniosków traci cenne punkty, ponieważ ich autorzy nie potrafią wystarczająco jasno pokazać związku między proponowanym rozwiązaniem a oczekiwaniami Komisji Europejskiej wyrażonymi w opisie konkursu – mówi Piotr Ciochoń, doktor fizyki, współzałożyciel dwóch startupów technologicznych, który łączy wiedzę naukową z doświadczeniem z zakresu transferu technologii i zarządzania innowacjami. Aktualnie naukowiec jest zatrudniony na Uniwersytecie Jagiellońskim, w Narodowym Centrum Promieniowania Synchrotronowego SOLARIS, jest również związany z Institut Català de Nanociència i Nanotecnologia.

Prostota i jasność przekazu kluczem do sukcesu

Ekspert wskazuje, że jednym z najważniejszych obszarów ocenianych w programie Horyzont Europa jest „wpływ projektu” (ang. Impact), czyli korzyści wynikające z wdrożenia rezultatów projektu. Mogą to być m.in. wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw, rozwój nowych technologii, poprawa jakości życia obywateli czy wsparcie realizacji polityk europejskich. Według dr Piotra Ciochonia, częstym błędem popełnianym przez wnioskodawców jest niewystarczająca analiza tematu konkursu, a w rezultacie brak bezpośredniego odniesienia właśnie do oczekiwanego „wpływu projektu”.

– Duże znaczenie ma również jasne określenie celów już na początku wniosku, np. z wykorzystaniem metody SMART, która znacząco ułatwia jego analizę. Pozwala oceniającemu prześledzić logiczny ciąg prowadzący od zidentyfikowanych potrzeb do konkretnych rozwiązań proponowanych przez konsorcjum – wyjaśnia ekspert.

Dr Piotr Ciochoń, wspierający wnioskodawców na ostatniej prostej przed złożeniem wniosku do Komisji Europejskiej, w ramach usługi pre-screening (projekt NCP_WIDERA.NET), podkreśla, że wstępna ocena wniosków to przestrzeń do omówienia różnych aspektów projektu, takich jak jego cele, oczekiwany wpływ oraz zgodność z wymaganiami konkursu. Zakres i charakter uwag zależą jednak od specyfiki ocenianego wniosku, natomiast niezależna opinia eksperta pozwala spojrzeć na projekt z innej perspektywy i zidentyfikować obszary, które warto przeanalizować lub dopracować przed jego złożeniem.

Dlaczego warto skorzystać z bezpłatnej usługi pre-screeningu?

Głównym celem wstępnej oceny wniosków (pre-screeningu) jest zwiększenie szans na uzyskanie finansowania przez podmioty z krajów objętych unijną inicjatywą Widening, w tym z Polski. Kraje te korzystają z dodatkowych mechanizmów wsparcia mających na celu zwiększenie ich uczestnictwa w programach ramowych Unii Europejskiej, takich jak Horyzont Europa.

Usługa umożliwia otrzymanie niezależnej opinii eksperta wybranego z międzynarodowej bazy doświadczonych ewaluatorów i ewaluatorek. Dzięki temu zespoły projektowe uzyskują szczegółowe rekomendacje dotyczące obszarów, które warto przeanalizować lub dopracować przed złożeniem wniosku do Komisji Europejskiej. Jedną z największych wartości procesu jest możliwość skonfrontowania własnej oceny projektu z opinią osoby niezwiązanej z jego przygotowaniem.

– Pre-screening umożliwia uzyskanie informacji zwrotnej od osoby, która niekoniecznie posiada szczegółową wiedzę w wąskiej specjalizacji konsorcjum, ale ma duże doświadczenie w programie Horyzont Europa i podobnych obszarach tematycznych. Dzięki temu może wskazać niejasności lub niespójności, które umykają autorom projektu – wyjaśnia dr Piotr Ciochoń.

Ekspert zwraca uwagę, że najlepszym momentem na zgłoszenie projektu do wstępnej oceny jest etap, gdy wniosek jest już kompletny, ale nadal pozostaje wersją roboczą. – Z punktu widzenia efektywności procesu najlepiej jest zgłaszać wniosek zawierający wszystkie wymagane części. Nie musi on być jeszcze dopracowany pod względem graficznym czy redakcyjnym, ale powinien pozwalać na ocenę spójności całej koncepcji – podkreśla.

Jeżeli ekspert oceniający udostępnił przed spotkaniem roboczą wersję uwag, warto dokładnie się z nią zapoznać, a następnie omówić wszystkie wątpliwości i niejasności, radzi dr Piotr Ciochoń. W każdym przypadku dobrze jest przygotować konkretne pytania oraz dopytać o te części wniosku, których opracowanie nie było dla zespołu projektowego oczywiste.

Rozpocznij przygotowania przed oficjalnym ogłoszeniem konkursu

Sam pre-screening nie kończy pracy nad projektem. Równie ważne jest umiejętne wykorzystanie otrzymanych rekomendacji. – Po wprowadzeniu zmian warto ponownie przeczytać cały wniosek od początku do końca i upewnić się, że wszystkie modyfikacje są spójne z całością oraz odpowiadają na uwagi przekazane przez eksperta – radzi dr Piotr Ciochoń.

Osobom przygotowującym pierwszy projekt ekspert rekomenduje przede wszystkim dobre poznanie specyfiki programu Horyzont Europa oraz korzystanie z bezpłatnego wsparcia oferowanego przez Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE w NCBR (KPK w NCBR). – Bardzo pomocny może być kontakt z ekspertami KPK w NCBR oraz udział w szkoleniach, takich jak „Akademia Managera” czy „Horyzont Europa w Pigułce”. Dzięki temu można szybciej zrozumieć wymagania programu i uniknąć wielu błędów popełnianych przez początkujących wnioskodawców – podkreśla.

– Ważne jest również, aby przygotowania do złożenia wniosku rozpocząć jeszcze przed oficjalnym ogłoszeniem naboru, kierując się udostępnionymi wcześniej wersjami roboczymi programów pracy na najbliższe lata. Wreszcie, pomimo że wydaje się to oczywiste, należy bardzo dokładnie zapoznać się z ogłoszeniem o naborze wniosków oraz odpowiednim programem pracy i upewnić się, że cele proponowanego projektu odpowiadają potrzebom opisanym w naborze oraz są zgodne z oczekiwanymi wpływami projektu w perspektywie średnio- i długoterminowej – dodaje dr Piotr Ciochoń.

Z kolei zespołom, które od lat aplikują do programów ramowych, ale nadal nie osiągają progu finansowania, ekspert radzi, aby skorzystać z usługi pre-screeningu, dokładnie analizować komentarze ewaluatorów i nie bać się zmian. – W programie Horyzont Europa mierzymy się z dużą konkurencją, a wskaźniki sukcesu są niskie. Nawet doświadczeni wnioskodawcy wielokrotnie nie otrzymują finansowania mimo przygotowania bardzo dobrych projektów. W takich sytuacjach warto przeanalizować skład konsorcjum, rozważyć pozyskanie nowych partnerów oraz wykorzystać doświadczenia z poprzednich aplikacji – wskazuje dr Piotr Ciochoń.

Jak dodaje, warto dołączać do większych projektów realizowanych w dużych konsorcjach, nawet przy mniejszym zaangażowaniu własnej instytucji czy brać udział w mniejszych projektach dedykowanych wnioskodawcom z naszego regionu. Pozwala to zdobyć niezbędne doświadczenie oraz nawiązać kontakty. Cenne są tutaj w szczególności możliwości oferowane w programie pracy „Widening participation and spreading excellence”, np. Twinning, czy Hop-on Facility.

Jak podkreśla dr Piotr Ciochoń, to właśnie dlatego pre-screening może być jednym z najbardziej wartościowych etapów przygotowania projektu. Pozwala spojrzeć na wniosek oczami przyszłego ewaluatora, zidentyfikować jego słabe strony i zwiększyć szanse na sukces jeszcze przed złożeniem wniosku grantowego.

Jeśli przygotowujesz wniosek do programu Horyzont Europa i chcesz zwiększyć jego szanse jeszcze przed złożeniem, pre-screening w ramach projektu NCP_WIDERA.NET może być jednym z kluczowych elementów procesu.

Wstępna ocena wniosków dostępna jest dla projektów przygotowywanych w ramach programu Horyzont Europa w obszarach: WIDERA (Poszerzanie uczestnictwa i wzmacnianie Europejskiej Przestrzeni Badawczej), ERA, klastrów II filaru, instytucjonalnych partnerstw europejskich, instrumentu EIC Pathfinder oraz misji UE.

Więcej informacji: widera@ncbr.gov.pl

CZYTAJ TAKŻE: O krok przed konkurencją: bezpłatna ocena wniosków w Horyzoncie Europa