Koordynacja projektu w programie Horyzont Europa to jedno z najbardziej odpowiedzialnych, ale też najbardziej prestiżowych zadań dla instytucji działających w obszarze badań i innowacji. Funkcja ta daje realny wpływ na kierunek europejskich badań, umożliwia współtworzenie ambitnych rozwiązań i pozwala budować trwałe relacje międzynarodowe. Polscy koordynatorzy zgodnie podkreślają, że jest to rola o ogromnym znaczeniu zarówno dla zespołu, jak i całej instytucji.

Koordynator jako lider konsorcjum

Koordynator odpowiada za wyznaczanie kierunku prac, organizację konsorcjum i reprezentowanie projektu w relacjach z Komisją Europejską (KE). To zadanie wymagające zarządzania wieloma podmiotami, dbałości o harmonogram, jakość merytoryczną i właściwe gospodarowanie budżetem. – Koordynator otrzymuje pieniądze z Komisji Europejskiej, a są to miliony euro, które musi sprawnie rozdysponować pomiędzy kilkunastoma partnerami w Unii Europejskiej (UE). Jest pod presją, bo musi zarządzać problemami konsorcjum, a za wszystko odpowiada przed Komisją Europejską – wyjaśnia Rashel Talukder, prezes Polskiej Platformy Bezpieczeństwa Wewnętrznego. Co ważne, rola koordynatora obejmuje również wpływ na treść projektu – od koncepcji, przez plan działań, po opis spodziewanego wpływu, kluczowy w ocenie KE.

Doświadczenie buduje się stopniowo

Koordynacja projektów w programie Horyzont Europa to możliwość realizowania własnej wizji badawczej i tworzenia projektu odpowiadającego potrzebom instytucji i środowiska naukowego. To również duża odpowiedzialność, dlatego liderzy podkreślają, że do roli koordynatora należy przygotować się poprzez udział w projektach jako partner. Pozwala to poznać mechanizmy programu, zbudować sieć kontaktów i nabrać zaufania partnerów.

– Rozpoczęliśmy pracę z projektami europejskimi w 2015. Kiedy w końcu zaczęliśmy realizować swoje projekty, uczyłem się od doświadczonych partnerów za granicą, z Home Office w Wielkiej Brytanii, z KMEI w Grecji czy z holenderskiej policji  – wspomina Rashel Talukder z Platformy Bezpieczeństwa Wewnętrznego, koordynator projektu Prevent & Protect Through Support mający na celu ochronę dzieci przed wykorzystywaniem seksualnym.

Prof. Jan Marcin Węsławski z Instytutu Oceanologii PAN, lider projektu Marbefes, w którym badana jest różnorodność biologiczna mórz Europy i jej wpływ na ekosystemy, podkreślił, że przez 20 lat Instytut brał udział w sieciach badań bioróżnorodności morskiej w Europie, stopniowo budując swoją pozycję. – Najważniejsza jest zdolność do komunikacji oraz uważne słuchanie tego co mówią bardziej doświadczeni – powiedział.

Dr hab. Katarzyna Leszczyńska z Instytutu Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN zwraca uwagę, że punktem wyjścia musi być dobry pomysł: – Miałyśmy plany badawcze, które świetnie wpisały się w temat konkursu. Zaczęłyśmy zastanawiać się, jak najlepiej wzbogacić istniejącą wiedzę, zapraszając partnerów o komplementarnych kompetencjach. Budowanie konsorcjum wymaga przemyślanego doboru partnerów, jasno określonej wizji oraz zrozumienia, w jaki sposób wspólnie można osiągnąć oczekiwane rezultaty.

Wzrost widoczności i prestiżu instytucji

Objęcie roli koordynatora wzmacnia pozycję instytucji w europejskim środowisku badawczym. Zwiększa jej widoczność, przyciąga nowych partnerów i otwiera drogę do kolejnych projektów. To także impuls do rozwoju administracji i zespołu naukowego – pracownicy poznają międzynarodowe standardy, rozwijają umiejętności organizacyjne i komunikacyjne.

Instytut Geofizyki PAN, pierwszy polski koordynator projektu w naukach o Ziemi, jest tego przykładem. Dr Bartłomiej Luks podkreśla: – Ważne było pokazanie, że również nauki o Ziemi mogą odnieść sukces na poziomie europejskim. Korzystaliśmy ze wsparcia KPK/NCBR później wzięliśmy również udział w Akademii Managera projektów Horyzontu Europa. Gdy mamy jakiś problem, jesteśmy w kontakcie z KPK/NCBR i zawsze dostajemy wsparcie.

Funkcja koordynatora wymaga jednak posiadania sprawnego zaplecza administracyjnego. Jak podkreśla prof. Jan Marcin Węsławski z Instytutu Oceanologii PAN, koordynowanie międzynarodowego konsorcjum to zadanie wyjątkowo wymagające. – Mamy ponad 120 uczestników projektu w dwudziestu instytucjach i przy takiej skali kluczowe było posiadanie sprawnej administracji. Koordynator odpowiada przed Komisją Europejską za właściwe gospodarowanie środkami, dotrzymywanie terminów i raportowanie – powiedział.

Świadomy wybór kierunku badań

Choć koordynacja projektu to duże obciążenie, daje również ogromną satysfakcję. Marta Rucińska z Instytutu Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego zauważa, że funkcja ta bardzo wzbogaca naukowców, poszerza horyzonty, uczy nowych rzeczy i dodaje kompetencji, a mimo trudności daje wielką satysfakcję.

Czy rola koordynatora to dobra ścieżka również dla młodych naukowców? Dr hab. Mariusz Granosik z Uniwersytetu Łódzkiego podkreśla, że kluczowe jest świadome podejście do badań. – Nie należy pisać projektów pod konkurs. Trzeba wiedzieć, co chce się zrobić, co chce się zmienić, a dopiero potem szukać odpowiedniego konkursu.

– Od ponad 25 lat buduję kontakty międzynarodowe, szukam ludzi, którzy mają „błysk w oku”. Co roku wysyłamy wiele aplikacji, z których tylko część otrzymuje finansowanie, ale jeśli w coś się wierzy i uważa za ważne, to warto to robić bez względu na późniejszy los projektu – powiedział.

Rashel Talukder z Polskiej Platformy Bezpieczeństwa Wewnętrznego podchodzi do przygotowywania aplikacji jak do przygody intelektualnej. – Nie przygotowuję wniosku z myślą, że musi wygrać. Jeśli tak się stanie, traktuję to jako dodatkowy bonus do całego procesu – podsumował.

Poznaj historie sukcesu polskich koordynacji

Jesienią 2025 r. KPK w NCBR przeprowadził pierwszą edycję kampanii „Liderzy w Horyzoncie”, której celem było zachęcenie przedstawicieli polskiego środowiska B+R+I do pełnienia roli koordynatora w konsorcjach międzynarodowych. W ramach kampanii przeprowadziliśmy cykl 7 szkoleń, w których wzięło udział ponad 1500 uczestników (ponad 14 godzin zajęć). W mediach społecznościowych opublikowaliśmy 16 postów prezentujących projekty koordynowane przez polskie instytucje. Nagraliśmy 5 wywiadów z wybranymi polskimi koordynatorami projektów Horyzontu Europa.

Kolejna edycja kampanii „Liderzy w Horyzoncie” już tej jesieni! Tymczasem zachęcamy do obejrzenia niezwykle ciekawych rozmów z liderami polskich koordynacji, którzy opowiadają o swojej drodze do sukcesu:

• Rozmowa z Rashelem Talukderem, prezesem Polskiej Platformy Bezpieczeństwa Wewnętrznego, o kulisach sukcesu projektu #2PS – Prevent & Protect Through Support oraz o tym, jak wygląda droga od pomysłu do realnego wpływu na europejskie bezpieczeństwo:

• Rozmowa z prof. Mariuszem Granosikiem z Uniwersytetu Łódzkiego – liderem projektu #YOUROPE – mającym na celu zwiększenie inkluzywności europejskiej demokracji. Przykład jak pasja może zainspirować do odważnego działania w programie Horyzont Europa:

• Rozmowa z dr. Bartłomiejem Luksem z Instytutu Geofizyki PAN – liderem międzynarodowego projektu LIQUIDICE , który pokazuje  jak ogromny wpływ może mieć polska nauka na globalne badania klimatyczne:

• Rozmowa z prof. Janem Marcinem Węsławskim z Instytutu Oceanologii PAN o projekcie Marbefes, który bada różnorodność biologiczną mórz Europy i jej wpływ na ekosystemy. To przykład, jak interdyscyplinarna współpraca w ramach Horyzontu Europa może realnie kształtować politykę ochrony środowiska:

• Rozmowa z dr hab. Katarzyną Leszczyńską i Martą Rucińską z Instytutu Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN o projekcie Hit-Glio, zmieniającym przyszłość leczenia złośliwych glejaków i ratującym życie najmłodszych pacjentów: