Czy pre‑screening, czyli wstępna ocena wniosku projektowego przez zewnętrznego eksperta, realnie zwiększa szanse na sukces w programie Horyzont Europa? Według Rashela Talukdera, prezesa zarządu i dyrektora zarządzającego Polską Platformą Bezpieczeństwa Wewnętrznego (PPBW) oraz praktyka z wieloletnim doświadczeniem w realizacji projektów europejskich, pre‑screening może stanowić istotny moment zwrotny w procesie przygotowania wniosku projektowego.

– Rejestrując się na stronie wideraexperts.eu zakładałem, że efekty mogą być ograniczone. Szybko okazało się jednak, że bardzo się myliłem – mówi Rashel Talukder o swoich doświadczeniach z usługą pre-screeningu. Jak podkreśla, cały proces przebiegał sprawnie, zarówno pod względem organizacyjnym, jak i formalnym, a jego rezultaty znacząco przekroczyły początkowe oczekiwania. Już po pierwszym pre‑screeningu zespół otrzymał kilkadziesiąt szczegółowych uwag od eksperta dotyczących zarówno struktury wniosku, jak i jego warstwy merytorycznej.

Od sceptycyzmu do wymiernych rezultatów

Rashel Talukder po raz pierwszy skorzystał z usługi pre‑screeningu w ramach projektu NCP_WIDERA.NET na dość późnym etapie przygotowania wniosku, około dwóch tygodni przed ostatecznym terminem jego złożenia. W praktyce oznaczało to ograniczony czas na reakcję, jednak nawet w takich warunkach możliwe było przeprowadzenie pełnej, eksperckiej analizy.

– KPK w NCBR w krótkim czasie wyłonił odpowiednio dopasowanego eksperta, a wszystkie formalności – w tym podpisanie umów i klauzul poufności – zostały sprawnie sfinalizowane. Procedura zgłoszeniowa ograniczała się do przekazania podstawowych informacji o projekcie, co umożliwiło precyzyjne dopasowanie kompetencji ewaluatora. Już po kilku dniach otrzymaliśmy szczegółowe uwagi, a około tygodnia przed złożeniem aplikacji dokładnie wiedzieliśmy, co należy poprawić – powiedział Rashel Talukder, prezes PPBW.

Drugie podejście, tym razem zaplanowane z miesięcznym wyprzedzeniem, pozwoliło w pełni wykorzystać potencjał usługi pre-screeningu. – Wydłużony czas na analizę i wdrożenie rekomendacji przełożył się bezpośrednio na jakość wniosku oraz sposób pracy zespołu – dodał prezes zarządu PPBW. Jak zaznaczył, różnica między pierwotną a poprawioną wersją wniosku była istotna. Wybrane cele i wskaźniki projektu zostały doprecyzowane, a struktura wniosku stała się bardziej spójna.

Ekspercka analiza i zmiana perspektywy

Rashel Talukder wyjaśnia, że pre-screening objął całość części merytorycznej wniosku projektowego, a zespół otrzymał zarówno szczegółowy raport, jak i komentarze naniesione bezpośrednio w dokumencie. Taki model pracy znacząco przyspieszał wdrażanie zmian i pozwalał precyzyjnie identyfikować obszary wymagające poprawy.

– Kluczowym elementem procesu była również możliwość konsultacji online. Najpierw otrzymujemy uwagi w formie pisemnej, a następnie możemy je omówić podczas spotkania. To pozwala zrozumieć nie tylko zakres zmian, ale przede wszystkim logikę oceny projektów – wyjaśnia Rashel Talukder.

Rekomendacje miały charakter kompleksowy – od korekt redakcyjnych po głębokie uwagi metodologiczne i strategiczne. – Wiele z nich dotyczyło doprecyzowania celów, wskaźników efektywności oraz powiązania rezultatów z ich wpływem technologicznym, ekonomicznym i społecznym – wyjaśnia.

Eksperci wskazali również na konieczność wzmocnienia części wniosku dotyczących komunikacji, upowszechniania i wykorzystania wyników oraz bardziej precyzyjnego przedstawienia potencjału biznesowego projektu. Jednocześnie – jak podkreśla prezes zarządu PPBW – najważniejsza zmiana nie dotyczyła pojedynczych zapisów, lecz całego podejścia do przygotowania projektu. – Dużą wartością pre-screeningu jest możliwość spojrzenia na wniosek oczami oceniającego. To zmienia sposób myślenia o całym procesie – zaznacza.

Wartość dodana: więcej niż jeden wniosek

Zdaniem Rashela Talukdera, o skuteczności pre-screeningu w dużej mierze decyduje jakość ekspertów.
– Są to osoby z doświadczeniem w ocenie wniosków dla Komisji Europejskiej, które bardzo dobrze rozumieją kryteria i sposób ich stosowania – mówi. Podkreślił również, że nawet wieloletnie doświadczenie nie eliminuje potrzeby zewnętrznej oceny.

– Mimo ponad dekady pracy przy projektach europejskich każdorazowo wynoszę z tego procesu nowe, konkretne wnioski. Korzyści mają charakter zarówno bezpośredni, jak i systemowy. To lepszy wniosek, bardziej świadomy zespół i realnie większe szanse na finansowanie – powiedział Rashel Talukder

Ważnym elementem całego procesu jest bezpieczeństwo, zapewnione przez umowy o poufności podpisywane przez ekspertów, które chronią dane, know-how oraz strategie projektowe. Sam model współpracy pozostaje elastyczny i może obejmować zarówno ocenę pisemną, jak i konsultacje bezpośrednie.

Rashel Talukder jednoznacznie rekomenduje korzystanie z pre-screeningu.– To bezpłatne, dostępne i bardzo efektywne narzędzie – podkreślił. – Powinno stać się standardowym elementem przygotowania wniosków. Na zakończenie odniósł się również do organizacji procesu.– Chciałbym podziękować KPK w NCBR za profesjonalne podejście oraz sprawną realizację całej usługi. W kolejnych projektach na pewno będziemy z niej korzystać – podsumował.

Jeśli przygotowujesz wniosek do programu Horyzont Europa i chcesz zwiększyć jego szanse jeszcze przed złożeniem, pre-screening w ramach projektu NCP_WIDERA.NET może być jednym z kluczowych elementów procesu.

Wstępna ocena dostępna jest dla projektów przygotowywanych w ramach programu Horyzontu Europa w obszarach: WIDERA (Poszerzanie uczestnictwa i wzmacnianie Europejskiej Przestrzeni Badawczej), ERA, klastrów II filaru, instytucjonalnych partnerstw europejskich, instrumentu EIC Pathfinder oraz misji UE.

Więcej informacji: widera@ncbr.gov.pl

CZYTAJ TAKŻE: O krok przed konkurencją: bezpłatna wstępna ocena wniosków w Horyzoncie Europa