– Kluczem do sukcesu jest prostota, konkret i przejrzystość. Wniosek musi być czytelny i trafiać w sedno, a pre-screening zapewnia strategiczny audyt projektu tuż przed jego oficjalnym złożeniem do Komisji Europejskiej – podkreśla Joanna Bosiacka-Kniat z HPK Polska Zachodnia, ekspertka Komisji Europejskiej z wieloletnim doświadczeniem w ocenie projektów

Program Horyzont Europa oferuje ogromne możliwości finansowania badań i innowacji. O granty rywalizują jednak najlepsze zespoły z całej Europy i świata. Właśnie dlatego powstał portal wideraexperts.eu – narzędzie, które realnie zwiększa szanse na sukces. Serwis działa w ramach projektu NCP_WIDERA.NET, koordynowanego przez KPK/NCBR, i oferuje bezpłatną, ekspercką ocenę wniosku przed jego oficjalnym złożeniem.

Jak wyjaśnia Joanna Bosiacka-Kniat, która od 2023 roku pełni rolę eksperta oceniającego wnioski w projekcie NCP_WIDERA.NET, pre-screening to realna szansa na wychwycenie słabych punktów projektu i ich poprawę przed formalną oceną. Każde kryterium konkursowe jest dokładnie analizowane, a wnioskodawcy otrzymują konkretne, praktyczne rekomendacje. To właśnie ten etap często decyduje o sukcesie – podkreśla ekspertka.

Pre-screening – przewaga przed złożeniem wniosku

Aby w pełni wykorzystać potencjał pre-screeningu, należy przekazać ostateczną i dopracowaną wersję wniosku. Tylko wtedy ekspert może rzetelnie ocenić wszystkie elementy projektu, od koncepcji po oczekiwany wpływ. Dzięki temu może też wskazać, co warto poprawić. Równie ważny jest czas. – Realne efekty osiągają ci, którzy zgłaszają się odpowiednio wcześnie, najlepiej co najmniej miesiąc przed końcem naboru. Dzięki temu koordynator ma przestrzeń na wdrożenie rekomendacji i dopracowanie projektu – mówi ekspertka HPK Polska Zachodnia.

– Każdy projekt jest inny, ale w każdym można znaleźć elementy do wzmocnienia. Właśnie to robimy podczas pre-screeningu, pomagamy wydobyć jego pełny potencjał – wskazuje Joanna Bosiacka-Kniat.

– Projekty po pre-screeningu często przechodzą znaczącą transformację – podkreśla ekspertka. Doprecyzowane cele, lepiej opisane działania i wyraźniej zarysowany wpływ projektu to tylko część zmian, które zwiększają ich konkurencyjność.

Przykładem są wnioski w konkursie Teaming for Excellence (obszar Widening, program pracy WIDERA) dotyczące tworzenia centrów doskonałości. – W wielu projektach, które oceniałam, brakowało spojrzenia strategicznego i jasnego uzasadnienia, dlaczego dane centrum powinno powstać właśnie w tej instytucji, kraju czy regionie. Naukowcy koncentrowali się na części naukowej, pomijając szerszy kontekst – zauważa.

Rozmowa online z ekspertem

Proces pre-screeningu obejmuje nie tylko ocenę pisemną, ale także spotkania online z ekspertem. To przestrzeń do zadawania pytań, doprecyzowania uwag i lepszego zrozumienia oczekiwań oceniających. Warto więc dobrze się do niego przygotować i wiedzieć, jakie kwestie chcemy poruszyć.

– Ekspert nie może być bierny. Musi prowadzić rozmowę w taki sposób, aby po jej zakończeniu wszyscy uczestnicy jasno wiedzieli, co i jak powinni poprawić oraz jaki jest rzeczywisty cel projektu – mówi Joanna Bosiacka-Kniat.

Joanna Bosiacka-Kniat przywołuje przykład jednego ze spotkań, które było chaotyczne i trudne. – Na początku nie wiedziałam nawet, z kim rozmawiam. Uczestnicy nie zostali przedstawieni, a każdy mówił głównie o tym, co będzie badać i jaki sprzęt planuje wykorzystać. Tymczasem wniosek dotyczył tworzenia centrum doskonałości. W rezultacie musiałam przejąć stery spotkania, uporządkować jego przebieg i ustalić, że będę zadawać konkretne pytania, na które uczestnicy będą odpowiadać – wyjaśnia.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Zdaniem Joanny Bosiackiej-Kniat, najczęstsze problemy wnioskodawców są zaskakująco podobne: zbyt ogólne i rozbudowane opisy, brak konkretów oraz nieprecyzyjnie określone cele. Tymczasem oceniający w programie Horyzont Europa oczekują jasnych, mierzalnych rezultatów i logicznej struktury projektu.

Kluczowe znaczenie ma również dokładna analiza dokumentacji konkursowej. Każdy zapis ma znaczenie, to właśnie według tych kryteriów eksperci oceniają wnioski. W zależności od konkursu konieczne jest spełnienie wymogów dotyczących konsorcjum, poziomu gotowości technologicznej czy przełomowości rozwiązania. – Warto pamiętać, że dobry projekt to nie tylko innowacyjny pomysł, ale także umiejętność jego przedstawienia. Cele muszą być mierzalne i realistyczne, a wniosek spójny i zgodny z wytycznymi konkursu – podkreśla ekspertka.

– Pamiętajmy, że nawet najlepiej przygotowany wniosek zyskuje dzięki zewnętrznemu spojrzeniu. Warto korzystać z wiedzy ekspertów portalu wideraexperts.eu i traktować ich uwagi jako szansę, a nie krytykę – przypomina Joanna Bosiacka-Kniat.

Równie ważna jest czytelność. Opis projektu powinien być zrozumiały również dla osób spoza danej dziedziny. Pomocne jest stosowanie tabel, grafik oraz dzielenie treści na logiczne części, które jasno pokazują kolejne etapy prac.

Joanna Bosiacka-Kniat  zwraca także uwagę na element, jakim jest analiza ryzyka. Koordynatorzy często boją się pisać o ryzykach, a to jeden z kluczowych aspektów oceny. Należy jasno wskazać potencjalne zagrożenia – zarówno merytoryczne, jak i operacyjne – oraz określić ich prawdopodobieństwo i wpływ na projekt.

Wsparcie KPK/NCBR i sieci HPK

Dla zespołów, które od lat starają się o finansowanie bez oczekiwanych rezultatów, rozwiązanie może być bliżej niż się wydaje. – Zachęcam do korzystania ze wsparcia Horyzontalnych Punktów Kontaktowych w całej Polsce, KPK/NCBR oraz narzędzi takich jak wideraexperts.eu. Czasem wystarczy zmienić perspektywę i dopracować szczegóły, aby projekt przekroczył próg punktowy – podsumowuje ekspertka.

Na koniec warto podkreślić: kluczem do sukcesu jest dokładna analiza dokumentacji konkursowej, uważna praca nad każdym elementem wniosku oraz odpowiednio wczesne rozpoczęcie jego przygotowywania.

Jeśli przygotowujesz wniosek do programu Horyzont Europa i chcesz zwiększyć swoje szanse jeszcze przed jego złożeniem – wstępna ocena w ramach projektu NCP_WIDERA.NET może okazać się kluczowa.

Więcej informacji: widera@ncbr.gov.pl