PODSTAWY

W jaki sposób jednostki wykazują koszty w projektach?

Budżet każdego projektu składa się z dwóch rodzajów kosztów:

• koszty bezpośrednie są to koszty poniesione bezpośrednio w związku z realizacją projektu, np. wynagrodzenia personelu zatrudnionego do wykonania poszczególnych zadań, koszty podróży, materiałów, zakupu sprzętu itp.
• koszty pośrednie są to koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją danego projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków i aparatury, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, ubezpieczenia, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego itp.

W 7PR nie występują modele rozliczania kosztów, jak to miało miejsce w poprzednich Programach Ramowych. Istnieją dwa sposoby sprawozdawania kosztów, które różnią się między sobą jedynie metodą kalkulacji kosztów pośrednich:

Sposób I - jednostka wylicza i sprawozdaje rzeczywistą wartość swoich kosztów pośrednich. Model ten mogą stosować instytucje posiadające system księgowy pozwalający na wyodrębnienie tego typu kosztów, często w rzeczywistości przewyższających ryczałt naliczany wg sposobu II.

Sposób II - koszty pośrednie są rozliczane jako ryczałt wg stawki ustalonej przez KE, przy czym są one liczone jako procent od poniesionych kosztów bezpośrednich z wyłączeniem usług obcych (subcontracting)

Instytucja zobowiązana jest stosować wybrany sposób rozliczania do wszystkich projektów realizowanych w 7PR. Jeśli jednak koszty pośrednie poprzedniego projektu rozliczane były jako ryczałt, to istnieje możliwość sprawozdania ich w sposób rzeczywisty w następnym projekcie. W takim jednak przypadku wszystkie kolejne projekty muszą być konsekwentnie rozliczane wg nowo wybranego sposobu. Odwrotny kierunek zmian jest niemożliwy.

Jaka jest wysokość ryczałtu na koszty pośrednie?

Zasadniczo wysokość ryczałtu na koszty pośrednie wynosi 20%, ale dla pewnych rodzajów podmiotów i typów projektów stawka ta została ustalona na innych poziomach:

1. Organy publiczne o charakterze niezarobkowym, szkoły średnie i wyższe uczelnie, organizacje badacze oraz MŚP, które nie są w stanie określić w sposób rzeczywisty swoich kosztów pośrednich przypadających na projekt, mogą stosować ryczałt na koszty pośrednie w wysokości 60%.
   
   Dotyczy to udziału tego typu instytucji w projektach obejmujących działania w zakresie badań i rozwoju technologicznego oraz działania demonstracyjne.
   
   
2. W badaniach pionierskich (program Pomysły) - 20%
3. W akcjach badawczo-szkoleniowych Marie Curie (program Ludzie) - 10%

Jaka jest wysokość dofinansowania KE?

Wysokość dofinansowania KE liczona jest procentowo od całkowitych poniesionych kosztów kwalifikowanych, do których podobnie jak w 6PR nie jest zaliczany VAT. Dofinansowanie jest zróżnicowane w zależności od rodzaju instytucji, typu projektu oraz rodzaju działania wykonywanego w projekcie:

1. Działania badawczo-rozwojowe - do 50% (ale w przypadku organów publicznych o charakterze niezarobkowym, szkół średnich i uczelni wyższych, organizacji badawczych oraz MŚP - do 75%)
2. Działania demonstracyjne - do 50%
3. Projekty typu akcje koordynacyjne i wspierające - do 100%
4. Inne działania (m.in. w zakresie zarządzania, w tym uzyskiwania świadectw kontroli sprawozdań finansowych, działań szkoleniowych, koordynacji, sieci współpracy oraz rozpowszechniania) - do 100%
5. Badania pionierskie (program Pomysły) - do 100%
6. Akcje badawczo-szkoleniowe Marii Curie (program Ludzie) - do 100%
   Dla poszczególnych akcji określone są różne maksymalne stawki na zarządzanie projektem. Różne typy kosztów (np. wynagrodzenia, koszty podróży, koszty badań) są finansowane na zasadzie tzw. fixed amount, czyli stawek o ustalonej przez KE wysokości.

W jaki sposób będą realizowane płatności na rzecz konsorcjum?

• Zaliczka zostanie wypłacona (na rachunek koordynatora, podobnie jak w 6PR) w ciągu 45 dni od wejścia w życie umowy o dotację. Zaliczka ta ma zapewnić beneficjentom zachowanie płynności finansowej w trakcie trwania całego projektu, jej wysokość zostanie określona w trakcie negocjacji i zapisana w art. 6 umowy. KE określiła przewidywaną wielkość zaliczki jako:
  • Dla projektów z więcej niż dwoma okresami sprawozdawczymi wysokość zaliczki będzie wynosiła 160% średniej wysokości dofinansowania KE przypadającego na okres sprawozdawczy (średnia wysokość dofinansowania przypadająca na okres = całkowite dofinansowanie/ilość okresow sprawozdawczych)
  • Dla projektów z jednym lub dwoma okresami sprawozdawczymi zaliczka będzie w wysokości 60-80% dofinansowania KE

• Płatności okresowe będą wypłacane na podstawie przedstawianych do KE sprawozdań (płatność = zaakceptowane koszty x stawka dofinansowania)

Czy beneficjenci mają obowiązek zgłaszać KE odsetki uzyskane od otrzymanej zaliczki?

Tylko i wyłącznie koordynator ma obowiązek sprawozdać do KE odsetki od zaliczki, którą otrzymał na rzecz konsorcjum, jeśli jej wartość przekracza 50.000 Euro. Warto przy tym pamiętać, że koordynator sprawozdaje jedynie odsetki od zaliczki, nie od płatności okresowych.

Jakie działania wchodzą w skład zarządzania konsorcjum?

• Obsługa/utrzymanie umowy konsorcjum, o ile jest ona obowiązkowa
• Ogólne zarządzanie prawno-etyczno-finansowo-administracyjne (w tym uzyskiwanie świadectw kontroli sprawozdań finansowych, świadectw metodologii oraz koszty związane z kontrolami finansowymi i przeglądami technicznymi (financial audits and technical reviews)
• Organizacja przetargów wyłaniających nowych beneficjentów (competitive calls), o ile wymaga tego umowa (aneks I)
• Wszelkie pozostałe działania w zakresie zarządzania przewidziane w umowie z wyjątkiem działań w zakresie badań i rozwoju technologicznego (czyli koordynacji naukowej)

Co to są wpływy na rzecz projektu i w jaki sposób wpływają na wielkość dofinansowania KE?

Wpływami na rzecz projektu są:

• zasoby udostępnione przez strony trzecie na rzecz beneficjenta w postaci nieodpłatnych transferów finansowych i aportów, jeśli zostały one wniesione specjalnie w celu wykorzystania w ramach projektu. Jeśli sposób wykorzystania tych zasobów został pozostawiony do uznania beneficjenta, nie są one uznawane za wpływy na rzecz projektu.
• Dochód wygenerowany w ramach projektu (nie jest jednak uznawany za wpływ na rzecz projektu, o ile został wygenerowany w wyniku wykorzystania nowej wiedzy uzyskanej w ramach projektu)

Dofinansowanie KE nie może stanowić podstawy do osiągania zysku i z tego względu w momencie przedkładania ostatniego sprawozdania finansowego, ostateczna kwota dofinansowania KE uwzględniać będzie wszelkie wpływy na rzecz projektu uzyskane przez każdego beneficjenta. Dofinansowanie KE nie może przekraczać kosztów kwalifikowalnych pomniejszonych o wpływy na rzecz projektu w odniesieniu do każdego beneficjenta.

Jeśli:

Wpływy na rzecz projektu powinny być wzięte pod uwagę na etapie konstruowania budżetu, jeśli są w tym momencie możliwe do przewidzenia.

Kiedy jednostka jest obowiązana przedstawić KE świadectwo kontroli sprawozdań finansowych (zaświadczenie audytora z 6PR)?

Konieczność przedstawiania świadectw została radykalnie ograniczona w porównaniu z 6. Programem Ramowym.

W 7PR świadectwo kontroli sprawozdań finansowych musi być przedkładane razem z raportem okresowym lub końcowym w przypadku, gdy kwota dofinansowania KE, o którą wnioskuje dany beneficjent, jest równa lub przekracza 375 000 Euro, w sytuacji jej skumulowania ze wszystkimi poprzednimi płatnościami, dla których nie przedłożono świadectwa kontroli sprawozdań finansowych.

Jednak w przypadku projektów trwających dwa lata lub krócej, przedłożenie świadectwa kontroli sprawozdań finansowych jest wymagane wyłącznie w odniesieniu do raportów końcowych w przypadku, gdy kwota dofinansowania KE, o którą występuje beneficjent, jest równa lub przekracza 375 000 Euro, w sytuacji jej skumulowania ze wszystkimi poprzednimi płatnościami.