PYTANIA I ODPOWIEDZI

W 7PR materiały informacyjne dotyczące spraw finansowych i związanych z zarządzaniem konsorcjum (Financial Guide, Negotiation Guidance Notes, Amendments Guide, Guidance Notes on Project Reporting itd.) są bardziej przejrzyste i przyjazne dla beneficjentów niż to miało miejsce w poprzednich Programach Ramowych. Jednak cały czas pojawiają się pytania, na które odpowiedzi nie są oczywiste i nieraz trzeba zadać sobie wiele trudu, żeby je w dokumentach komisyjnych znaleźć. Poniżej staraliśmy się omówić zagadnienia, które jak wynika z naszych kontaktów z beneficjentami, cały czas budzą wątpliwości.

Zachęcamy również do zajrzenia na stronę KE Frequently Asked Questions (FAQ) http://ec.europa.eu/research/index.cfm?lg=en&pg=faq&sub=results , na której znajdują się pytania uczestników 7PR i odpowiedzi KE.

1. Kto może uczestniczyć w projektach

   1. Czy firma mająca siedzibę w państwie członkowskim lub stowarzyszonym, ale która jest spółką córką firmy z kraju trzeciego (nie ICPC i nie stowarzyszonego) posiadającej 100% jej udziałów, może otrzymać dofinansowanie i czy może koordynować projekt?
      Tak, ponieważ warunkiem, by taka firma mogła otrzymać dofinansowanie jest posiadanie siedziby w państwie członkowskim lub stowarzyszonym.
      
      

      Czy partnerzy spoza państw członkowskich i stowarzyszonych mogą brać udział w projektach i otrzymywać dofinansowanie?

      Partnerzy spoza państw członkowskich i stowarzyszonych mogą brać udział w projektach. Jeśli chodzi o dofinansowanie, to partnerzy z krajów ICPC (International Cooperation Partner Countries) są przez KE dofinansowywani, pozostali partnerzy z krajów trzecich mogą otrzymać dofinansowanie, jeśli spełniony zostanie przynajmniej jeden z poniższych warunków:

      • w programach szczegółowych lub w odpowiednim programie pracy przewidziano taką możliwość,
      • dofinansowanie takie ma istotne znaczenie dla przeprowadzenia projektu (np. dana instytucja ma szczególne doświadczenie w dziedzinie, w której realizowany jest projekt, a inne instytucje takiego doświadczenia nie mają),
      • finansowanie takie jest przewidziane w dwustronnej umowie o współpracy naukowej i technicznej lub w innej umowie zawartej między Wspólnotą a państwem, w którym podmiot prawny ma swoją siedzibę.

      
      

      Czy partnerem w projekcie może być osoba fizyczna?

      Art. 5 Rules for Participation określa minimalne wymogi dotyczące liczby partnerów w projekcie. Minimalna liczba uczestników wynosi trzy podmioty prawne, z których każdy musi mieć siedzibę w państwie członkowskim lub państwie stowarzyszonym, przy czym podmioty te muszą mieć siedziby w różnych państwach członkowskich lub państwach stowarzyszonych. Pojęcie "podmiot prawny" jest zdefiniowane w art.2 Rules for Participation: "Podmiot prawny oznacza osobę fizyczną lub osobę prawną utworzoną na mocy prawa krajowego, obowiązującego w miejscu jej siedziby, lub na mocy prawa wspólnotowego lub prawa międzynarodowego, która posiada osobowość prawną oraz zdolność do czynności prawnych. W przypadku osób fizycznych odniesienie do siedziby uznaje się za odniesienie do ich miejsca zamieszkania". W świetle tego nie ma przeszkód formalnych, by osoba fizyczna mogła być partnerem w projekcie. Trzeba jednak pamiętać, że poszczególne programy pracy czy Call for Proposals mogą zawierać dodatkowe wymagania w tym względzie.

   Zwiń
2. Kwalifikowalność kosztów

   1. Czy od chwili podpisania kontraktu koszty ponoszone w projekcie są kwalifikowalne?
      Nie, koszty możemy ponosić od momentu rozpoczęcia projektu, który jest określony w art. 3 Umowy Grantowej (start date).
      
      

      Czy w sytuacji, gdy instytucja nie może odzyskać VAT-u od kosztów poniesionych w ramach realizacji projektu 7PR, może być on zaliczony do kosztów kwalifikowalnych?

      Nie, VAT w żadnej sytuacji nie jest kosztem kwalifikowalnym projektu, niezależnie od tego, czy instytucja ma możliwość odzyskania go, czy nie.
      
      

      W jaki sposób można wykazać koszty osobowe właściciela MŚP?

      Jeśli wynagrodzenie jest mu wypłacane z firmy (czyli figuruje w dokumentach księgowych firmy), wtedy jest ono kosztem kwalifikowalnym w projekcie i sprawozdajemy je do KE.
      Jeśli wynagrodzenie nie jest mu z firmy wypłacane, wtedy właściciel powinien skorzystać z możliwości sprawozdawania średnich kosztów personelu na podstawie zatwierdzonej przez KE metodologii kontroli średnich kosztów personelu.
      W tej sytuacji w momencie tworzenia budżetu do wniosku projektowego, właściciel oszacuje swoje wynagrodzenie. W czasie negocjacji KE powinna zostać poinformowana o decyzji stosowania średnich kosztów na podstawie świadectwa kontroli metodologii. Jednak opracowana metodologia zostanie przesłana do KE dopiero po podpisaniu pierwszej umowy grantowej z udziałem danego MŚP.
      Określenie metody szacowania średnich kosztów będzie bazowało na dochodzie uzyskanym w ostatnim roku (jednak w momencie sprawozdania będzie brany pod uwagę rzeczywisty dochód z danego okresu) lub w przypadku, gdy nie ma takich danych (np.start-up) na cenach rynkowych.

   Zwiń
3. Ryczałt na koszty pośrednie

   1. Czy jeśli instytucja stosowała w 6PR model FC może w 7PR stosować 60% ryczałt na koszty pośrednie?
      Zakłada się, że instytucja taka jest w stanie wyliczyć rzeczywistą wartość swoich kosztów pośrednich i alokować je do projektu, w związku z czym nie będzie mogła stosować 60% ryczałtu na koszty pośrednie w 7PR. Jeżeli jednak są jakieś istotne powody, które wpłynęły na zmianę systemu księgowego instytucji (fuzja, przejęcie itp.), to sytuacja ta powinna być przedyskutowana z urzędnikami KE.
      
      

      Czy instytucja, która sprawozdaje koszty pośrednie przy pomocy ryczałtu, musi przedstawiać dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie tych kosztów?

      Nie. W takim przypadku sprawdzana będzie jedynie poprawność kalkulacji kosztów pośrednich.
      
      

      Czy instytucja może w niektórych projektach badawczych używać 20% ryczałtu na koszty pośrednie, w innych zaś 60%?

      Nie, jeśli beneficjent zastosował w pierwszym projekcie 7PR 20% ryczałt na koszty pośrednie, to musi go używać do końca 7PR, chyba że przejdzie na system rzeczywistego wyliczania swoich kosztów pośrednich (z wyjątkiem sytuacji, gdy ten pierwszy projekt był projektem typu CSA, ponieważ w przypadku takich projektów 60% ryczałt nie ma zastosowania).
      Analogicznie, jeśli beneficjent w pierwszym projekcie 7PR zastosował 60% ryczałt na koszty pośrednie, to musi go używać do końca 7PR, chyba że przejdzie na system rzeczywistego wyliczania swoich kosztów pośrednich.
      
      

      W jaki sposób kalkulujemy koszty pośrednie w przypadku projektów CSA?

      7% kosztów pośrednich w przypadku projektów CSA nie jest to ryczałt, ale limit dofinansowania. W związku z tym beneficjenci, którzy stosują metodę rozliczania się w/g rzeczywistych kosztów pośrednich, w tym wypadku również wykażą swoje rzeczywiste koszty pośrednie. Jednak dofinansowanie kosztów pośrednich ograniczone zostanie do 7%. Beneficjenci rozliczający swoje koszty pośrednie metodą ryczałtową, zastosują 20% ryczałt, jednak dofinansowanie kosztów pośrednich zostanie również ograniczone do 7%.

   Zwiń
4. Zarządzanie konsorcjum

   1. Czy jest możliwe, by zadania z zakresu zarządzania konsorcjum wykonywali inni partnerzy, nie tylko koordynator?
      Zadania wyszczególnione w Aneksie II.2(3) Umowy Grantowej mogą być wykonywane jedynie przez koordynatora i nie może on zlecić ich wykonywania partnerom. Te zadania to: przesyłanie płatności otrzymanych z KE do partnerów, prowadzenie ewidencji i informowanie KE o rozdysponowaniu tych płatności, weryfikowanie sprawozdań partnerów, monitorowanie wypełniania przez partnerów zobowiązań wynikających z umowy. Inne zadania z zakresu zarządzania wyszczególnione w Aneksie II.16.5 Umowy Grantowej (np. obsługa umowy konsorcjum, ogólne zarządzanie prawno-administracyjne) mogą być wykonywane zarówno przez koordynatora, jak i partnerów.
      
      

      Czy możliwa jest sytuacja, że jeden z partnerów konsorcjum nie wykonuje pracy badawczej, a jego jedynym zadaniem jest zarządzanie konsorcjum?

      Tak, taka sytuacja jest możliwa. Jeden z partnerów (koordynator!) może być odpowiedzialny za realizację zadań wyszczególnionych w Aneksie II.2 (3) Umowy Grantowej (zadania z zakresu zarządzania konsorcjum, które mogą być wykonywane tylko przez koordynatora) oraz ewentualnie innych zadań z zakresu zarządzania konsorcjum. W takiej sytuacji wykaże on swoje koszty jedynie w kategorii "zarządzanie" (management). Refundacja ze strony KE wyniesie do 100% poniesionych przez niego kosztów. Inni partnerzy skupią się na wykonywaniu zadań merytorycznych.
      
      

      Czy możliwe jest zlecenie zarządzania konsorcjum firmie zewnętrznej?

      Podobnie, jak w 6PR partner powinien być w stanie wykonać samodzielnie prace przewidziane Umową Grantową, choć pod określonymi warunkami dopuszcza się zlecenie wykonywania pewnych działań na zewnątrz. Są jednak prace, które nie mogą być podzlecane - są to zadania koordynatora z zakresu zarządzania określone w Aneksie II.2 (3) Umowy Grantowej (przesyłanie płatności otrzymanych z KE do partnerów, prowadzenie ewidencji i informowanie KE o rozdysponowaniu tych płatności, weryfikowanie sprawozdań partnerów, monitorowanie wypełniania przez partnerów zobowiązań wynikających z umowy). Zadania te mogą być wykonywane jedynie przez koordynatora. Trudno też sobie wyobrazić, żeby inne strategiczne zadania dot. zarządzania nie były wykonywane przez koordynatora, ewentualnie partnerów konsorcjum, jako że wiele z nich jest ściśle związanych ze strona merytoryczną projektu. Tak więc jedynie część zadań z zakresu zarządzania może ewentualnie zostać zlecona firmie zewnętrznej (np. tworzenie i obsługa strony internetowej projektu, tworzenie baz danych, organizacja konferencji, czy spotkań projektowych, techniczne przygotowywanie raportów itp.).
      
      

      W 6PR koszty zarządzania były ograniczone do 7% dofinansowania projektu przez KE. Czy to ograniczenie obowiązuje także w 7PR?

      Nie, nie obowiązuje. Warto jednak pamiętać o tym ograniczeniu z 6PR i jeśli koszty zarządzania w naszym projekcie miałyby być znacząco wyższe, należy przygotować rozsądne uzasadnienie.
      
      

      Jaki jest termin na podpisanie umowy konsorcjum i czy musi być ona zatwierdzana przez KE?

      Umowa konsorcjum jest obowiązkowa, chyba że w zasadach Call for Proposals określono inaczej. Zapis, czy w konkretnym projekcie jest obowiązkowa, czy nie znajduje się w art.1.4 Umowy Grantowej. Generalnie konsorcjum nie musi przedstawiać umowy konsorcjum do zatwierdzenia KE, nie jest również określony termin na podpisanie tej umowy. Jednak w przypadku, gdy okaże się, że nie ma podpisanej umowy konsorcjum (a może się to stać np. w sytuacji, gdy KE zażąda jej okazania w momencie ujawnienia się w ramach konsorcjum jakiś kwestii spornych), będzie to uznane za naruszenie zasad umowy grantowej. Jedynie w przypadku projektów typu "Badania na rzecz MŚP" lub "Badania na rzecz stowarzyszeń MŚP" sytuacja przedstawia się inaczej, w tych projektach konsorcjum ma obowiązek dostarczyć Komisji umowę konsorcjum najpóźniej 2 miesiące od daty rozpoczęcia projektu.
      
      

      Czy w 7PR możliwe są przesunięcia budżetu między partnerami i działaniami?

      Tak, podział budżetu zamieszczony w aneksie I do Umowy Grantowej jest jedynie szacunkowy. Możliwe jest dokonywanie przesunięć środków budżetowych między poszczególnymi działaniami i beneficjentami bez konieczności wnoszenia zmian (amendments) do Umowy Grantowej, o ile prace są realizowane zgodnie z Aneksem I. Przesunięcia te powinny być uwzględnione w raportach okresowych. Jednak w przypadku, gdy przesunięcia budżetu wynikają z wprowadzenia znaczących zmian w Aneksie I, konieczne będzie dokonanie formalnych zmian do Umowy Grantowej (amendments). Koordynator na bieżąco powinien weryfikować wszelkie przesunięcia przewidywane w ramach konsorcjum, a w przypadku, gdy występują wątpliwości, czy będą one miały wpływ na zawartość Aneksu I, a w praktyce tak dzieje się w wielu przypadkach, dla wyjaśnienia powinien skontaktować się z oficerem projektowym KE w formie e-maila (lub innej formie pisemnej). Taki sposób podejmowania decyzji powinien zabezpieczać przed ewentualną rozbieżnością stanowisk w przyszłości.
      
      

      Czy partner, który w danym okresie sprawozdawczym nie poniósł żadnych kosztów musi składać Form C (sprawozdanie finansowe)?

      Jest zalecane, żeby partner taki przedstawił Form C z kosztami zerowymi dla uniknięcia nieporozumień. Będzie wtedy jasne, że partner nie poniósł w danym okresie kosztów, a nie że zalega z przedstawieniem sprawozdania, albo że jego sprawozdanie finansowe zaginęło.

   Zwiń
5. Świadectwa kontroli

   1. W jakiej kategorii działań powinniśmy umieścić w budżecie i w sprawozdaniu do KE koszty świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (i ew. świadectwa kontroli metodologii), jeśli świadectwo wystawia nam audytor zewnętrzny?
      W działaniu "zarządzanie konsorcjum" (management).
      
      

      Czy audytorzy zewnętrzni wystawiający świadectwo kontroli sprawozdań finansowych (i ew. świadectwo kontroli metodologii) są traktowani jako podwykonawcy?

      Tak, audytor taki traktowany jest jako podwykonawca (subcontractor) i w związku z tym od kosztów wystawienia świadectwa nie naliczamy ryczałtu na koszty pośrednie
      
      

      Czy instytucja będzie musiała przedstawić świadectwo kontroli sprawozdań finansowych, jeśli uczestniczy w projekcie, w którym wkład KE dla niej nie przekracza 375.000 euro?

      Nie, nie musi. Należy wziąć to pod uwagę już na etapie konstruowania budżetu - nie ma w takiej sytuacji potrzeby umieszczania kosztu uzyskania świadectwa w tabeli budżetowej.
      
      

      Czy jeśli zgodnie z Umową Grantową przedstawienie świadectw kontroli sprawozdań finansowych nie jest w danym okresie wymagane, a mimo to konsorcjum zadecyduje, że partnerzy takie świadectwa przedstawią, będzie to kosztem kwalifikowalnym refundowanym przez KE?

      Nie, kosztem kwalifikowalnym projektu jest jedynie koszt świadectwa kontroli sprawozdań finansowych, które jest wymagane zgodnie z Umową Grantową. Każdy partner powinien mieć świadomość, że jeśli konsorcjum ustali, że partnerzy będą zobowiązani świadectwa uzyskiwać mimo, że taka konieczność z Umowy Grantowej nie wynika - będzie musiał jego koszt ponosić z własnych środków.
      
      

      Czy jeśli audytor jest uprawniony do wystawiania świadectw kontroli sprawozdań finansowych w jakimś państwie członkowskim Unii Europejskiej, może też wystawić takie świadectwo dla partnera z innego państwa UE?

      Tak, audytor, który jest uprawniony do wystawiania świadectw kontroli sprawozdań finansowych w jednym kraju Unii Europejskiej, może wystawiać takie świadectwa we wszystkich krajach UE.
      
      

      Czy audytor, który bada zwyczajowo bilans instytucji może wystawiać również świadectwa kontroli sprawozdań finansowych dla tej instytucji?

      Tak, nie ma tu żadnej sprzeczności. Audytor taki musi oczywiście spełniać warunek niezależności (w szczególności nie może być zaangażowany w przygotowywanie sprawozdania finansowego), ale fakt, że dany audytor zwyczajowo bada bilans instytucji nie powoduje w żaden sposób jego zależności od beneficjenta. Korzystanie z usług takiego audytora może być korzystne ze względu na jego znajomość procedur obowiązujących w instytucji.

   Zwiń